【中國禮品網訊】會議或展覽在現場可能會發生意想不到的突然事件，這是最能考驗組織者素質的時刻，在事前，組織者最好能列出可能發生的緊急事件，按事先設定的措施加以處理，以防措手不及。
每一個與會者都應該知道遇到火災時的應對措施，濃煙和驚慌往往會比大火本身造成更多的傷亡，展會組織者有責任告知客人逃生步驟以及緊急逃生出口，向與會者充分提供預防火災方面的資料，很多主辦單位印制了防火手冊，放在資料袋中一起提供給與會者。
進行場地檢查時，要重點檢查安全設施的配備和完好情況，如是否有自動滅火系統、滅火設備是否完好有效、安全出口是否暢通等，這些檢查不是多余的，組織者決不應抱有僥幸心理，防患于未然總好過亡羊補牢。