【中國禮品網訊】在很多人看來，辦公用品沒必要通過OA系統這樣的管理軟件來管理，這可能會把簡單的事情復雜化，但對管理者來說，恐怕沒有一個不希望對辦公用品實現規范、透明的管理。
尤其在一些規模較大的企業，以及政府、國企、學校、科研院所等性質的單位，辦公用品管理制度相對規范和嚴格，只是在具體執行的時候，由于種種原因，總會有一些障礙和偏差。
國內領先的OA系統廠商華天動力認為，隨著企業規模日益增大，辦公用品類型呈現多樣化趨勢，辦公用品經常出現無故丟失、損壞、浪費、分配不均、不配套、進價過高等現象，這無疑增加了辦公用品管理的難度，因此，通過OA系統等工具，實現辦公用品管理的規范化和透明化，具有十分重要的意義和實際應用的迫切性。
通過對管理制度和流程的固化，OA系統可以對辦公用品的入庫和領用進行規范化管理，進而提高工作效率，降低采購成本，減少庫存數量，避免資源浪費，目前，主流的OA系統中都具有辦公用品管理的模塊。
以華天動力OA系統為例，它根據辦公用品的購買、入庫、領用流程而設計，特別適用于分批次購買、各部門領用的管理模式，同時，系統還提供了具有完善的輸入、統計、查詢功能，這樣就可以更合理規范的對辦公用品進行管理，下圖為華天動力OA系統中辦公用品管理模塊的功能結構圖：
在編者看來，這個模塊的重點內容是采購管理、庫存管理以及領用管理，采購管理規范了辦公用品的采購內容、采購價格和采購流程；庫存管理實現了對辦公用品實時、全面而便捷的盤點，能夠準確的了解庫存情況，避免采購延誤或積壓；領用管理則能顧全面查看領用記錄，分析辦公用品的使用情況，做出持續性的改善。
對辦公用品管理模塊的設計，雖然不需要很高深的技術，但卻要OA系統廠商考慮到諸多細節，才能夠讓功能更完善，更易用，比如在華天動力OA系統中，物品的購買、領用、庫存等數據互相關聯，自動更新；既可以根據物品查看領用記錄，也可根據人員查看領用記錄；既可以根據采購價格更新物品價格，也可以不根據采購價格更新物品價格……
辦公用品怎么管理，關鍵要看領導怎么想，想好了，OA系統可以幫個忙，協助制度落地，沒想好，OA系統也可以幫個忙，協助制度探索。