【中國禮品網訊】書展、動漫展、美食展、茶葉展、中醫藥展、珠寶展、鐘表展……提起香港每年的各類展覽，不少深圳市民如數家珍。近年，與深圳一河之隔的香港大力發展會展業，每年舉辦大大小小的展覽超過200個，單是由香港官方——貿易發展局領銜主辦的大型商貿展覽就有30幾個，涉及鐘表、玩具、禮品、皮革、時裝材料、美容、家庭用品、珠寶、時裝、燈飾、電子產品、餐飲以及旅游等方面。如今，香港已經名副其實地成為世界會展業五大中心之一。如何在本地租金飛升、亞洲各城市大力發展會展業的夾擊之下保持產業的新鮮感和吸引力？遇到突發狀況怎樣通過啟動快速應變機制去確保大型展覽可以順利舉行？大型展覽對專業人士和圍觀民眾如何做到既分流又融合？在這背后，海量的細節會讓人感受到這個城市的人文溫暖脈搏。
當會展遇上8號熱帶氣旋，快速應變機制顯示強大威力
由于會展業能夠促進和帶動包括航空、物流、酒店、零售、飲食等相關產業的發展，因此被不少城市視為未來新興產業之一。據國際展覽協會測算，展商每投入1元錢，通過乘數效應就會為當地其他行業帶來約8元錢的貢獻。香港在上世紀90年代初開始大力發展會展經濟，通過20多年的努力，現今已經使其成為香港商貿的一張名片。被內地人所熟知的香港會議展覽中心，每年有超過40個全球性頂尖活動在這里舉行，基本涉及到世界上所有大型產業。
上月，深受香港人關注的美食博覽如期而至，由于考慮到體量和豐富度的原因，大會還安排了茶展和中醫藥展同時在香港會展中心舉行。與此次大型展覽不期而遇的是強臺風“尤特”：當時展覽的舉行日期是8月15日，而在14日的凌晨，香港天文臺發出8號熱帶氣旋警告信號；上班族休假、學生不用上學；港鐵等公共交通機構宣布調整服務時間，一時間整個香港社會陷入“半癱瘓”狀態，這對于即將舉行大型展覽活動的主辦方來說無疑為其帶來非常大的麻煩。
據香港貿發局媒體關系主管陳天心介紹，在8月13日組委會就收到關于臺風即將到來的通知，但是臺風等級有多高、會不會帶來嚴重威脅大家那時都不知道。不過，通過以往積累起來的經驗，組委會立刻啟動快速應機制對未來的可遇見風險進行研判。在當天中午，他們就已經達成共識，分頭去通知參展商提前進駐布展。“其實提前布展所帶來的問題是顯而易見的，因為關乎到會展中心本身的運營節奏，還有參展企業、運輸業等相關機構的時間表。例如會展中心方面必須加快基礎裝臺、布置的速度，如果他們完成不了的話，即使參展商提前趕來，還是不能安排他們對自己的展臺進行裝飾。不過，之前我們也曾經遇到過類似緊急的狀況，可以說有了非常豐富的實戰經驗，因此組委會決定實行臨時應急機制，所有部門同事都立刻分頭聯系對接的部門、企業、參展商，從下午開始整個場館已經進入到‘臨時備戰’狀態，雖然已經開始有雨，但是整個過程有條不紊地進行，不少商家和志愿團體到現在已經非常熟悉我們這樣的運作模式，他們也有相關的預案來配合我們的工作。”
8月15日，香港美食博覽如期而至，雖然臺風帶來充沛的雨量，卻絲毫沒有淋熄民眾前來參觀和選購的熱情。與亞洲其他城市的會展業不同，香港的各種展覽除了有專業展之外，很多場次會開放給公眾進行參與，例如書展、動漫展、工展會等都會吸引超過百萬的人流。由于參觀人數眾多、場地密度非常大，因此如何疏導客流、避免發生意外成為了會展業必須解決的首要問題。
美食博覽首日，南都記者就以普通市民的身份體驗了一把香港會展業強大而高效的疏導人流功能。香港會展中心由于緊靠香港灣仔地鐵站，因此從地鐵出口開始就可以感受到熱鬧的氣息。在灣仔地鐵站A 5出口，一早就有醒目的標志來提醒民眾到達會展中心的路線圖。從地鐵站到展覽的入口處，直線距離大概有1000米左右，由于開幕儀式正處于香港人的上班時間，因此還沒有到人滿為患的階段，但是記者留意到，在通往展會的必經之路的中間，已經有警員在擺放鐵馬，各種維持秩序和防雨的工具也已經被準備好，視人流的增多而采取更為多變的疏導措施。
有現場的工作人員對記者介紹，由于香港會展業到了非常成熟的階段，所以即使遇上這次8號熱帶氣旋他們也不會太過緊張。增加鐵馬和警戒線是因為香港人對美食實在太過喜愛，不少師奶們甚至拿著手推車來入貨，為了維持正常秩序，所以通往會場的道路必須要實行這樣的措施。但是他們手上還有很多緊急的備案，例如在下午六七點人流最多的時候，除了安排警務人員和義工進行維持秩序之外，還會跟周邊的寫字樓商量，通過借用空間進行繞道的方式來減低行進速度和擁擠感，同時會增加會場的出口個數，將意外發生的概率減到最低。
在當天傍晚客流最為密集的時候，南都記者在現場看到整個進場準備參加美食博覽的隊伍非常龐大，但秩序井然，不少工作人員通過“大聲公”、標牌、團隊旗幟等方式對客流進行疏導。有下班后冒著大雨專門過來品嘗美食的香港市民表示，她參加這樣的展會已經很多次了，哪里有巴士、哪里坐渡輪、哪里上港鐵都心里有數。同時她對人多容易發生意外這樣的事情并不擔心，“聽從工作人員指揮就好了，他們非常的專業，香港人都很相信他們。”
每一個專業展會過后都會啟動評價機制、改善機制和修復機制
不少內地人對香港的會展業既好奇又陌生，好奇的是因為在這里可以了解到一個行業在全球的最新資訊和現實狀況，但是他們又對國際性的展會流程和如何加入到這個大家庭感到非常陌生。來自內地陜西的熊美蓮是保健食品的供應商，這是她第一次代表企業來香港進行參展。
與其他城市的展會相比，她用“專業、細節、溫暖”來形容本次到港的感受。她表示，由于第一參加這樣國際性的展會，很多事項都不是太清楚，但主辦方卻會提供非常細致的流程和安排給每一家參展企業：在展會開展的前幾個月就接到香港方面的邀請；報名參展的流程和內容在相關的網站上可以下載，每個部分都寫得詳細易懂，即使是新手都可以此進行操作；到港后會展中心這邊有專職人士進行跟進與溝通；如果在布展過程中遇到困難，旁邊就設有客戶咨詢處，可以馬上對問題進行解決；組委會還會啟動臨時應急流程，對一些趕不上報名卻很想現場進行參展的商戶開辟了綠色通道……她認為，一個既代表行業宏觀潮流又能提供溫暖細致服務的展會才是參展商最希望參與的。
香港貿發局總裁林天福認為，香港的會展業其實其絕對發展時間并不長，到今天這樣的規模和成績是靠經驗累積和不斷尋找更好的改進方式而形成。今年的美食博覽，一方面這是大會組織方的努力，不斷邀請全球更多的企業和機構前來了解香港、了解我們的會展業，另一方面有不少商家是通過其他機構介紹而過來參展的，這說明我們在服務和口碑上有了提升，人家對你這個平臺感到滿意，能在你這里確實找到貿易伙伴，不然的話人家下次就不會再來。林天福還表示，每一個專業展會過后它們內部都會啟動評價機制、改善機制和修復機制，對展覽所暴露的問題或客戶所反映的情況進行追蹤，在下一次進行展會時會對這些問題重點關注。例如今年為了提升商家們“配對”的效率，主辦方在之前特別邀請部分著名的零售及代理在博覽會中設立了買家展位，并按照他們的采購需求預先提供有意向的、相對合適的參展商，并安排它們在展位會面洽談。這樣做的好處就是可以幫助參展商聯系到高素質的買家，增加產品曝光的機會，同時也能提高買家采購的效率。
香港會展業的專業和高效是在全世界都非常有名的，有了以往的經驗，他們在安排場次的時候更顯得匠心獨運，既讓專業買家覺得方便、自如、沒有太多的負擔，同時也開設了大眾場次，讓現場的商家感受到市場的活力，提高繼續參展的信心，這里面的“度”值得其他城市的會展行業從業者學習。例如第5屆香港國際茶展也在上個月舉行，包括中國、印度尼西亞、伊朗、日本、韓國、南非等二十幾個國家和地區都前來參展。為了能更好地讓商家之間達成貿易協議，大會采取了“前兩天展覽只供業內人士參觀，第三天開放給公眾憑票入場”的方式。此外，為了提高參展商的興趣，同時吸引大眾眼球，大會特別舉辦了非常有趣味性和話題性的“國際名茶比賽”，來自世界各地的專業茶評家以盲評的方式來選出優秀茶葉。而在展覽后，這些茶葉會在香港的酒店食肆供市民免費品嘗，同時“國際金茶王大賽”總決賽會在茶展公眾日舉行，消息一出，立刻在香港的網絡上引起非常強烈的討論。
有香港商業資深人士表示，其實香港會展業的硬件在全亞洲不算是最頂級的，包括租金和附近酒店物流等配套設施都有改善的空間，但是為什么這么多企業和機構每年都風雨無阻地過來參展，這是值得業界深思的問題。
他認為香港會展業的很多細節值得其他城市進行參考和借鑒，例如博覽會分專業場和公眾場能提高各自的效率；對于某些團體和機構提供綠色通道服務，對殘疾人團體、兒童團體、訪港團體等都有相應的預案和專場；和其他行業、部門、團體如安保、運輸、物流、志愿團體保持著暢通的溝通渠道；與其他城市注重儀式和任務相比，香港的會展更加務實，因此成交率更高，“想說的是，世界上還有其他城市的人會像香港人那樣冒著臺風、呼朋喚友地參加展會嗎？這是會展業已經在香港人的心里已經有比較重要的位置，大有一呼百應的效果。同時他們顯然對會展組委會的組織、安排、安保等方面很有信心才來的，會展業能持續發展靠的是參展商和公眾的共同作用，香港會展業在這方面的確做得很不錯。”
細節參考
如果想辦好一個大型展覽，下面這些香港會展經驗或許能給你帶來靈感。
社會名流參與“搞搞新意思”
為了吸引更多的眼球，香港每次舉行大型展會都會請社會名人來“搞搞新意思”，希望通過名人效應來提升外界的關注度。例如這次的美食博覽，主辦方就請來香港著名旅游飲食作家歐陽應霽推出“灣仔飲食文化地圖”，免費介紹會展中心附近的美食好去處。主辦機構認為，一個展覽其實需要延伸出很多不同的東西給遠道而來的客人，雖然參展是最主要的行程，但是能領略當地的人文與風情也是非常重要的。因此針對會展中心附近的餐飲，特別制作出這款飲食文化地圖，是希望外來參加展會的工作人員在閑時也能好好地感受香港的文化餐飲，對香港的商貿有更感性的認識。此外，在展館的附近主辦方都會因應場地的特性擺放一些相關的文化展示，例如有兒童填色繪畫比賽作品展等，趣味性非常強。
開設“晚市”，下班白領也方便來逛
主辦方或參展商為激發民眾參與的熱情，經常會以非常吸引的噱頭制造出轟動效應提升輿論話題。為了顧及香港上班一族的作息時間，很多展覽都會增設“晚市”，讓剛下班的白領們也可以過來感受熱鬧的氣氛、同時將比較優惠的商品帶回家，這樣的做法已經成為香港會展業的一條不成文的規矩。其次，商家們為了擴大知名度和爭取上頭版吸引眼球，不惜下重本來吸引公眾的視線，例如“一元錢鏟鮑魚”由于話題勁爆讓整個片區人滿為患，成為那幾天香港人茶余飯后都會提及的話題，展會也因此得到了免費的廣泛宣傳。
電子科技在會展上得到廣泛應用
香港的會展業與電子科技技術結合得很緊密，大會每年都會推出一些新的東西來刺激行業的發展。例如今年就將相關的應用進行了升級，方便不熟悉會展中心的客戶和參觀人員免費下載。只要打開它，使用者只要輸入自己想到達的場地代碼或客戶名稱，這個應用就立刻顯示出你現在的位置與目的地之間最佳路線圖，而且是帶有立體的效果，可以說不用求助工作人員就可以輕松找到。此外，這種A PP也會提示當天展會的最新安排和注意事項，讓參會者不會錯過里面的大型表演、比賽、試吃體驗活動等。