一、從您的目標著手
不同的目標要求不同的推廣策略。例如，如果希望提高新公司或新產品的知名度，橫幅廣告及活動贊助是不錯的選擇；如果您已經找出目標群體，則選擇針對性的直郵與個別參展邀請更為適合。
二、準備全套媒體資料
完整的媒體資料應包括關于新產品上市或公司最新進展的媒體發布稿（強調產品為客戶帶來的利益）、公司背景介紹（最好能引用相關事實數據）、高質量圖片等。
三、向媒體通報參展活動
向展會主辦機構了解哪些媒體將進行展會前報道（多數展會宣傳指南列明報道媒體名單），同時應特別注意提交宣傳資料的截至日期，及時提交相關新聞及圖片資料，相關媒體宣傳資料應同時向展會主辦機構宣傳經理發送，以確保在正式展會預覽及展會回顧中發布。
四、與其他市場推廣活動協同開展
展會應被作為整體市場推廣策略的一部分，而不應被孤立的運用，應將參展滲透到其他媒體活動中：在廣告中醒目標示“歡迎光臨我們的展位……”；在網站及定制通訊中宣傳參展信息。
五、邀請目標客戶
據最新研究顯示，83％的最成功參展商（按參展獲得業務量及銷售線索數量衡量）在展會前向他們的既有客戶及潛在客戶發送邀請（數據出處：展覽行業研究中心）。至于郵發名單，您可以選用自己的名單，或向外購買名單，也可以采用展會預注冊觀眾名單，在邀請函中，應通過贈送觀展券等各種形式盡量吸引收信人觀展。
六、登錄展會目錄
展會目錄是最權威的觀展指南，其中全面介紹了參展商、展品及展位分布等各種展會信息。展會目錄不僅在展會期間發放，而且越來越多地在展會相關網站上公布，是觀眾制定觀展計劃的重要依據。因此，應盡量利用展會目錄的免費編輯版面重點宣傳即將展出的新產品、新服務及公司最新發展情況，其中應強調產品給客戶帶來的利益多于產品本身的技術數據。
七、閱讀宣傳指南
大多數展會都為參展商提供全面的參展宣傳指南。應確保宣傳指南被發送至合適的人員手中（市場經理或公關代理公司），充分利用所有免費宣傳機會，切記遵守所有截至日期。
八、考慮贊助機會
贊助展會活動能幫助您在眾多參展商中脫穎而出。大多數展會都為參展商提供多種完善的贊助機會，包括在多種展會用品及場合印制廣告標志等。為獲得最佳的贊助回報，應根據自己的參展目標與展會主辦機構協商選擇最合適的贊助組合。