【中國禮品網訊】首先根據實際用量和庫存情況制定合理的辦公用品購置計劃，并將該計劃提前一個月報至領導批準，特殊辦公用品、低值易耗品和通信設備必須經主管領導批準后由公司負責統一購買，但有些緊急需求的小件辦公用品可以直接去商店購買。
購買辦公用品要選擇信譽良好的供貨商：第一是價格合理，在批量購買、季節削價、年終清倉時供貨商可給予較好的優惠；第二是質量和交貨，供貨商能夠提供正規廠家的優質產品，質量有問題的物品可以更換，交貨準時；第三要有較好的售后服務，遇到使用問題時，秘書可以方便地聯系供貨商來解決。
在收到供貨商發來的辦公用品后，應及時、熟練、準確地辦理辦公設備和辦公用品的進貨手續，保證辦公設備和辦公用品準確無誤地入庫、登記、檢驗、核對，銜接好辦公設備和耗材的采購、進貨、發貨和使用的中間環節，建立一個辦公用品和耗材的管理程序。
1.辦公設備及辦公用品接收的程序
?。?）先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物。
?。?）發現數量不對時，應立即通知采購部門聯系供應商。
?。?）接收數量的出入也應通知采購部門，以按真實數量支付貨款。
?。?）接收的每一類貨物的詳情都應輸入到辦公用品庫存卡的接收項中。
?。?）接收后，要及時更新庫存余額。
?。?）將接收的貨物按照辦公用品存儲規定存放好。
?。?）制定物品發放制度，確定物品發放人。
2.辦公設備及辦公用品接收后的報賬手續
按訂貨單驗貨結束后，應在進貨單上寫明到貨品種、數量、價格和金額，加蓋印章或簽名，并轉交財務預算或支付。
應把握消耗品在正常情況下每月的平均消耗量以及各種消耗品的市場價格、消耗品的最佳采購日期，在此基礎上，確定采購量與采購時間，以最小的采購量滿足日常事務運營對消耗品的基本需求。